Cada vez que Hacienda publica una novedad tecnológica, pasa algo curioso: de repente, descubrimos que llevamos años haciendo algo “mal” sin saberlo.
Primero fue el SII. Después, la factura electrónica. Ahora llega VeriFactu y vuelve la misma pregunta de siempre:
“¿Si yo sigo haciendo facturas en Excel, pasa algo?”
Y justo cuando empezábamos a responderla, la Agencia Tributaria ha hecho dos movimientos que han generado aún más dudas:
- Ha publicado una FAQ donde sí, se menciona Excel.
- Ha abierto una aplicación gratuita para que cada empresa pueda enviarse sus propias facturas a través de la Sede electrónica.
Así que vamos a aclarar estas dos cuestiones y de paso te contamos que nosotros ya lo tenemos todo preparado para cuando VeriFactu sea obligatorio.
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¿Se puede usar Excel para emitir facturas sin enviarlas a VeriFactu?
Esta es la pregunta del millón. Y sí, sorprendentemente, la Agencia Tributaria lo confirma en su propio FAQ: Excel puede seguir usándose para hacer facturas… pero solo en un caso muy concreto.
La Agencia aclara que, si usa Excel como plantilla básica, es decir:
- Solo escribes los datos.
- Imprimes o guardas el PDF.
- No hay ningún cálculo automático, ni macros, ni listados, ni exportaciones…
Entonces NO se considera un Sistema Informático de Facturación (SIF).
Y si no es un SIF, el Reglamento del RRSIF no le aplica.
Ahora bien, aquí viene la parte importante: en el momento en que el Excel hace trabajo automatizado, aunque sea “un pequeño sumatorio” o “que rellene los totales”, la cosa cambia:
- Ya está procesando datos de facturación.
- Por tanto, sí se convierte en un SIF.
- Y, entonces, sí debe cumplir con todas las exigencias del RRSIF, incluida la trazabilidad, la huella digital y, si se usa, el envío VeriFactu.
Entonces, eso de “puedo usar Excel y no tengo que enviar nada” es cierto, pero muy matizable. Solo es una opción válida cuando Excel es una herramienta puramente manual, como quien escribe una factura en un folio digital.
¿Qué significa esto para tu empresa?
- Si utilizas Excel como plantilla manual, factura a factura, sin automatizaciones: no entra en el RRSIF.
- Si el Excel genera totales, listas, exporta, conecta con contabilidad o automatiza cualquier parte del proceso: sí entra en el RRSIF.
En nuestro caso, ya hemos revisado las plantillas que usan nuestros clientes y hemos preparado Tryton, nuestro ERP, para que:
- Cumpla todos los requisitos técnicos.
- Genere correctamente el registro de facturación.
- Y esté listo para VeriFactu en cuanto entre en vigor.
En resumen: Excel “vale”, pero casi nunca tal como se usa realmente. Por eso nosotros ya hemos optado por tener todo el sistema adaptado.
La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria para emitir y enviar facturas
La segunda novedad importante es que la Agencia Tributaria ha lanzado una aplicación gratuita de facturación accesible desde su Sede electrónica.
No es una demo, ni una prueba, ni un simulador: es una herramienta real que permite cumplir con el RRSIF y enviar facturas en modalidad VeriFactu.
Según la información publicada, esta aplicación permite:
- Entrar desde la Sede electrónica y emitir facturas adaptadas al reglamento.
- Registrar la información de facturación.
- Consultar los envíos realizados.
- Trabajar sin necesidad de tener un SIF propio.
No sustituirá a un ERP ni a un software completo —no está pensada para empresas con procesos complejos o volúmenes altos—, pero es una solución válida para autónomos y pequeñas empresas que necesiten cumplir la norma sin invertir en software adicional.
Paso a paso: cómo funciona Tryton con VeriFactu
Una de las preguntas más frecuentes es cómo se verá todo esto dentro del ERP. Por eso, te mostramos, paso a paso, cómo trabaja Tryton con VeriFactu una vez activado.
Estas son las pantallas reales que encontrarás en el programa:
1 | Declaración responsable del software
Antes de enviar facturas, el reglamento exige presentar la declaración responsable del software. Desde Tryton, este trámite se genera automáticamente: solo hay que revisar los datos, validar y descargar el documento.
Con este paso, el ERP queda formalmente declarado como sistema adaptado al RRSIF.
2 | Envío de facturas en modalidad VeriFactu
Cada vez que emitas una factura, Tryton generará el registro correspondiente y lo enviará directamente a la Agencia Tributaria desde el propio ERP.
Como usuario, no tienes que hacer nada adicional: el envío forma parte del proceso natural de facturación.
3 | Gestión de errores: opción de reenviar
Si por cualquier motivo una factura no puede enviarse (problema de conexión, validación, datos incompletos…), Tryton mostrará el registro con un estado de error y permitirá reenviar con un clic.
Así no se pierde ninguna comunicación y continuarás teniendo el control del estado de cada factura.
4 | Registro correcto: envío validado por la Agencia Tributaria
Cuando el envío es aceptado, Tryton marca el registro como correcto y guarda la trazabilidad completa del proceso.
Este registro es inalterable, tal como exige el RRSIF.
5 | Código QR para validar la factura
Para cerrar el proceso, Tryton genera el código QR oficial que debe incluirse en cada factura para facilitar su comprobación.
Este código permite verificar en tiempo real que la factura ha sido registrada correctamente en la Agencia Tributaria.
Aunque la Agencia Tributaria haya abierto la puerta a seguir usando Excel en casos muy concretos, la realidad es que la mayoría de empresas necesitan algo más sólido, automatizado y trazable.
Por eso en Kopen hemos decidido adelantarnos y ya tenemos Tryton adaptado al reglamento, con el registro de facturación integrado, los envíos VeriFactu listos y la presentación de la declaración responsable automatizada.
Cuando la normativa entre en vigor, nuestros clientes no tendrán que hacer nada especial: todo funcionará como debe desde el primer día.
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Y si quieres revisar cómo afectará VeriFactu a tu empresa o confirmar que tu ERP está preparado, contacta con nosotros.
