No nos engañemos, cambiar de ERP da pereza.
Ya te conoces de memoria el que tienes: sabes dónde hacer clic, dónde buscar cada dato y cómo salir del paso cuando algo falla. Además, siempre ronda esa duda incómoda: ¿y si el cambio sale mal? ¿y si perdemos información o nos quedamos a medias?
Esa mezcla de comodidad con lo viejo y miedo a lo nuevo es uno de los motivos por los que muchas empresas retrasan la decisión de migrar de ERP… hasta que ya no hay más remedio.
Y por eso estamos aquí.
Te contamos todo eso que casi nunca se explica: qué pasa cuando empiezas la migración, qué suele complicarse y qué debes tener presente para evitar imprevistos.
Índice de contenidos
- 9 cosas que debes saber antes de migrar de ERP
- 1 | No todo es automático: tendrás que tomar decisiones
- 2 | Los datos necesitan una revisión (y tiempo)
- 3 | Tendrás que adaptar procesos, no solo cambiar el software
- 4 | Durante un tiempo, harás pruebas en paralelo
- 5 | El equipo necesitará formación y acompañamiento
- 6 | Las integraciones pueden complicar (o alargar) el proceso
- 7 | Cambiar de sistema puede descubrir problemas ocultos
- 8 | Un buen sistema no sirve sin buen soporte
- 9 | Es posible que tengas que mantener el sistema anterior un tiempo
- Entonces, ¿merece la pena migrar?
9 cosas que debes saber antes de migrar de ERP
1 | No todo es automático: tendrás que tomar decisiones
Uno de los grandes mitos de migrar de ERP es pensar que basta con exportar los datos de un sistema e importarlos en el nuevo. Pero la realidad es que hay que hacerse preguntas: ¿Qué datos se migran? ¿Toda la información histórica o solo una parte? ¿Se mantienen todas las tarifas y clientes?
Cuantas más decisiones se tomen a la babalá, más difícil será corregirlas después.
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2 | Los datos necesitan una revisión (y tiempo)
Una migración de sistema es la ocasión perfecta para hacer limpieza. No conviene arrastrar errores, duplicados, códigos obsoletos o información mal registrada.
Revisar y preparar los datos lleva tiempo. Y aunque puede parecer una tarea menor, es una de las fases más importantes para que el nuevo sistema funcione correctamente desde el primer día.
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3 | Tendrás que adaptar procesos, no solo cambiar el software
Cada ERP tiene su propia lógica. Esto significa que puede que ciertos pasos no se hagan exactamente igual. El cambio de herramienta requiere, muchas veces, un cambio de mentalidad.
Series de facturación, generación de remesas, cómputo de impuestos, automatizaciones, informes personalizados… todo esto deberá revisarse y, posiblemente, adaptarse. La buena noticia es que también puede ser el momento para mejorar procesos.
4 | Durante un tiempo, harás pruebas en paralelo
Antes de migrar de ERP, se recomienda probar el nuevo sistema con datos reales: introducir facturas, simular procesos, comprobar resultados. Este trabajo “doble” permite resolver dudas, detectar errores y ajustar detalles antes de dejar de usar el sistema anterior.
5 | El equipo necesitará formación y acompañamiento
Por muy intuitivo que sea el nuevo software, cambiar de entorno genera incertidumbre. Si el equipo no recibe formación, es probable que se sienta perdido o cometa errores.
En Kopen ofrecemos sesiones de formación durante todo el proceso de implantación. En ellas explicamos el funcionamiento de Tryton, nuestro ERP de código abierto, detectamos las particularidades de cada empresa y ajustamos el sistema a sus necesidades. Además, una vez acabada la implantación, continuamos con formaciones online personalizadas.
6 | Las integraciones pueden complicar (o alargar) el proceso
Si el programa está conectado con bancos, almacén, CRM, web o sistemas externos, hay que tener en cuenta que, al migrar de ERP, estas integraciones deben replicarse o adaptarse.
Esto puede implicar desarrollos a medida, pruebas técnicas, validaciones… y también retrasos si no se planifica correctamente.
7 | Cambiar de sistema puede descubrir problemas ocultos
A veces, lo que parece un cambio técnico acaba destapando problemas antiguos: datos que no cuadran, prácticas incorrectas, incoherencias contables o duplicidades no detectadas.
Aunque al principio puede cundir el pánico, piensa que es una oportunidad para corregir y empezar de cero con una base más sólida.
8 | Un buen sistema no sirve sin buen soporte
El cambio de programa de gestión no acaba al hacer la implantación. Es fundamental contar con un equipo que pueda resolver incidencias, solucionar dudas y acompañar durante los primeros meses. Un buen soporte hace que el nuevo sistema no solo funcione, sino que lo aproveches de verdad.
9 | Es posible que tengas que mantener el sistema anterior un tiempo
Aunque el nuevo sistema esté funcionando, muchas empresas deciden conservar el anterior durante unos meses. ¿Por qué? Porque sigue siendo útil para consultar datos históricos, justificar movimientos contables pasados o verificar cierres anteriores. No siempre se tiene en cuenta este detalle a la hora de presupuestar o planificar la migración.
Entonces, ¿merece la pena migrar?
Sin duda, pero no hay que subestimar el proceso.
Cambiar de programa de gestión implica tomar decisiones, revisar procesos y dedicar tiempo a preparar bien los datos. La parte más crítica, y a menudo más invisible, no es el software: es asegurarse de que la base de datos sea completa y esté bien estructurada.
Sabiendo todo lo que debes tener en cuenta y con un buen proveedor que te acompañe, migrar de ERP puede ser tu oportunidad de simplificar tareas, reducir errores y tener una visión más clara del negocio. Ahora solo hace falta encontrar el momento.
¿Estás valorando dar el paso? En Kopen te acompañamos en cada fase del proceso. Solicita una consultoría gratuita para que podamos estudiar tu caso.
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