¿Alguna vez has buscado un documento y lo has encontrado duplicado?
O, peor todavía, ¿has tenido la información de un cliente duplicada y no sabías cuál era la correcta?
Además de ocupar espacio, la duplicación de datos en la gestión de tu negocio puede traerte serios problemas. Por ello, te contamos cuáles son las principales causas de esta duplicación, qué problemas surgen con los datos duplicados y cómo evitarlos con Tryton.
Índice de contenidos
¿Por qué se produce la duplicación de datos?
Si tu gestión empresarial está plagada de datos duplicados, puede ser por alguna de estas causas:
- Diferentes sistemas de introducción de datos. Para evitar información duplicada, es mejor que tengas un sistema de gestión que unifique toda la información de tu negocio.
- Migración incorrecta o pérdida de datos. Si has unificado bases de datos y no has eliminado los duplicados, o si te has cambiado de software de gestión sin hacer una migración correcta de la información.
- Errores humanos. Todos nos equivocamos, es normal. Pero si estos errores se van acumulando, puedes encontrarte un buen desastre en tu gestión.
¿Qué problemas surgen con los datos duplicados?
Como ya te hemos comentado, la duplicación de datos, si no se sana a tiempo, trae problemas.
Principalmente, deriva en: pérdida de tiempo, equivocaciones y errores más graves, lentitud de respuesta ante el cliente o proveedor, mala gestión y comunicación interna, fallos contables, descuadres de stock…
Evita los datos duplicados: ¿Cómo hacerlo con Tryton?
Con Tryton podemos reducir la cantidad de datos duplicados.
Un ejemplo de ello es la función para reemplazar un cliente duplicado por el original, de forma que también se actualizan las facturas y se unifican en un solo cliente.
Te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
Guía: Reemplazar un Tercero
En ocasiones, se da la situación que tenemos Terceros duplicados.
En este caso de ejemplo, tenemos la empresa ABEZETA S.A. y la empresa ABEZETA SOCIEDAD ANÓNIMA. Si te fijas, la empresa del nombre sin abreviar no tiene identificador fiscal, por lo que ese es el cliente que no te interesa mantener en el programa.
Arriba a la derecha, en el icono de la Aspa, selecciona la opción de Reemplazar.
Una vez en la ventana, la casilla de la izquierda, debes poner el Tercero que no quieres mantener – en este caso, es la empresa ABEZETA SOCIEDAD ANÓNIMA. Y, en la casilla de la derecha, debes poner el que quieres conservar, es decir, el que reemplazará al otro cliente – en este caso, ABEZETA S.A.
Clica en el botón Reemplazar.
A continuación, se abrirán un par de avisos si cambias el nombre o el identificador fiscal. Debes ignorarlos haciendo click en Sí.
Cuando hayas pasado estas ventanas, en tu software de gestión ya solo constará un Tercero llamado ABEZETA S.A.
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