Hay tareas que probablemente nadie echaría de menos si mañana dejaran de hacerse manualmente.
Copiar datos de un programa a otro. Descargar archivos. Actualizar registros. Generar siempre el mismo informe. Entrar en una aplicación, consultar un dato y trasladarlo a otra.
Son tareas necesarias, sí. Pero también repetitivas y, muchas veces, poco agradecidas.
Precisamente aquí entra en juego la Robotic Process Automation o RPA, una tecnología pensada para automatizar este tipo de trabajos.
Vamos a ver en qué consiste.
¿Qué es la Robotic Process Automation o RPA?
La automatización robótica de procesos, más conocida como RPA, utiliza robots de software para realizar tareas digitales que normalmente ejecutaría una persona. Estos robots pueden extraer datos, rellenar formularios, mover archivos, acceder a diferentes aplicaciones o trasladar información de un sistema a otro.
Dicho de una forma más sencilla: la RPA permite configurar un software para repetir determinados pasos que hasta ahora hacía una persona delante del ordenador.
Imagina, por ejemplo, que cada mañana alguien de tu equipo tiene que entrar en una aplicación, descargar un archivo, comprobar determinados datos, introducirlos en otro programa y generar un informe.
Si el procedimiento es prácticamente siempre el mismo, podría ser un buen candidato para automatizarlo.
¿Qué ventajas tiene aplicar la RPA?
La más evidente es reducir el tiempo dedicado a tareas manuales.
También puede ayudar a disminuir errores de introducción de datos, agilizar determinados procesos y conseguir que las personas puedan centrarse en tareas que requieren más criterio.
Si retomamos el ejemplo del informe diario:
- Sin automatización, una persona recopila la información, la organiza y prepara el documento.
- Con la RPA, el robot puede encargarse de los pasos repetitivos y dejar el informe preparado para que esa persona analice los resultados y tome decisiones.
Ahí está buena parte del valor de este tipo de automatización: reservar la intervención humana para aquellas partes del proceso donde realmente aporta valor.
¿RPA e inteligencia artificial son lo mismo?
No.
Y ya que la inteligencia artificial aparece hasta en la sopa cuando hablamos de automatización, es importante distinguir ambos conceptos.
- La RPA tradicional trabaja principalmente a partir de reglas y pasos definidos previamente.
- La inteligencia artificial, en cambio, puede analizar información, encontrar patrones o interpretar contenidos en situaciones en las que no existe una secuencia tan rígida.
Ejemplo: Si queremos que un sistema abra siempre un archivo, copie una cifra concreta y la introduzca en otro programa, podemos automatizar el proceso siguiendo unas reglas. Pero, si necesitamos que lea un correo escrito por un cliente y determine qué está pidiendo, ya necesitamos cierta capacidad para interpretar la información.
¿Y qué ocurre si las combinamos?
La IA puede encargarse de interpretar la información y la RPA de ejecutar las acciones posteriores.
En el ejemplo anterior, la IA podría leer el correo del cliente, identificar qué necesita y extraer los datos relevantes. A partir de ahí, un robot RPA podría introducir esa información en el programa correspondiente, actualizar el registro del cliente o poner en marcha el siguiente paso del proceso.
Esta combinación permite automatizar procesos algo más complejos que los que podrían resolverse únicamente mediante reglas.
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Y RPA y ERP, ¿hacen lo mismo?
Tampoco.
Un ERP ya permite centralizar información y automatizar muchos procesos empresariales desde el propio sistema.
Por eso, si una tarea puede resolverse correctamente dentro del ERP, crear un robot para reproducir ese mismo trabajo probablemente no sea la mejor solución.
La RPA puede ser especialmente útil cuando hay que trabajar con diferentes aplicaciones que no están integradas entre sí o con sistemas donde establecer una conexión directa resulta complicado.
ERP y RPA, por tanto, pueden convivir.
El ERP puede centralizar la gestión de la empresa y la RPA encargarse de automatizar determinadas tareas entre este y otras herramientas.
¿Cuándo tiene sentido utilizar la RPA?
Antes de buscar herramientas, observa cómo trabaja actualmente tu equipo.
Pregúntate:
- ¿Hay personas copiando manualmente información entre aplicaciones?
- ¿La tarea se repite muchas veces siguiendo prácticamente los mismos pasos?
- ¿Tiene unas reglas claras?
- ¿Consume bastante tiempo?
- ¿Los errores manuales generan problemas?
- ¿Automatizarla permitiría dedicar ese tiempo a tareas de mayor valor?
Si varias respuestas son afirmativas, vale la pena analizar el proceso.
Aunque eso no significa necesariamente que la solución tenga que ser RPA.
Quizá sea mejor automatizar una función dentro del ERP, conectar dos aplicaciones mediante una API o, simplemente, revisar un procedimiento que ya no tiene demasiado sentido.
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Antes de automatizar, revisa el proceso
RPA, inteligencia artificial, integraciones, ERP… Tenemos cada vez más herramientas para automatizar tareas, pero la tecnología no debería ser el primer paso.
Primero hay que entender qué hacemos, por qué lo hacemos y qué información necesitamos. Después podremos decidir qué merece la pena automatizar y cuál es la mejor forma de hacerlo.
¿El objetivo?
Dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y más a aquellas en las que realmente necesitamos a las personas.
