Cuando una empresa empieza a trabajar con un ERP como Tryton, tarde o temprano aparece una situación muy habitual: surge una nueva necesidad y alguien plantea un cambio que, a primera vista, parece sencillo.
“¿Podríamos añadir un campo aquí?”
“¿Se podría cambiar este botón?”
“¿Podríamos modificar este proceso?”
Son peticiones completamente normales. Al fin y al cabo, un ERP no es un sistema estático, sino una herramienta que debe evolucionar al ritmo de la empresa y adaptarse a nuevas formas de trabajar.
Sin embargo, hay que saber muy bien cómo pedir esos cambios porque, en un sistema de gestión empresarial, incluso una modificación pequeña puede tener implicaciones mucho más amplias de lo que parece a simple vista.
Para verlo más claro, te dejamos un par de ejemplos.
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Cuando una pequeña modificación afecta a toda la estructura
Una forma sencilla de entenderlo es compararlo con el trabajo de un arquitecto.
Imagina que vas a un estudio de arquitectura y dices: “Quiero añadir una puerta aquí”. La petición parece clara y concreta, pero en realidad abre muchas preguntas: ¿Qué habitaciones conecta esa puerta? ¿Es una pared estructural? ¿Es una puerta interior o exterior? ¿Afectará al aislamiento o a la distribución del espacio?
El arquitecto podría dibujar la puerta sin preguntarte nada más. Sin embargo, al hacerlo podría descubrir más tarde que la pared soporta parte de la estructura del edificio, que el cambio altera el sistema de climatización o que la puerta termina abriéndose contra una pared.
Antes de cambiar una pieza, hay que entender el problema
También podemos verlo desde otra perspectiva más cotidiana.
Si vas al taller y le dices al mecánico: “Quiero que me cambies esta pieza”, lo normal es que el mecánico no se limite a hacerlo sin más. Antes te preguntará qué le ocurre al coche, cuándo aparece el problema o qué síntomas has detectado.
Cambiar una pieza sin entender el problema puede no solucionar nada o, incluso, generar nuevas averías.
Lo mismo ocurre cuando modificamos un ERP
En software ocurre algo muy parecido. Cuando se plantea añadir un campo o modificar una pantalla, tenemos que analizar cómo afectará al funcionamiento del sistema y al flujo de trabajo de las personas que lo utilizan.
Un ERP, al fin y al cabo, es la estructura digital de la empresa. Un “añádeme un campo” es como hacer un agujero en la pared.
En un sistema como Tryton, un cambio así puede afectar a muchas partes del programa: a la base de datos, a los permisos, a los filtros de búsqueda, a la facturación, a integraciones con otras aplicaciones…
Por eso es tan importante que, antes de realizar una modificación, entendamos el proceso completo. Sin este análisis, podríamos personalizar el ERP para solucionar un problema y, a la vez, crear otros 10.
¿Cómo pedir cambios al implementador?
Antes de solicitar un cambio en el ERP, plantéate estas cinco preguntas:
- ¿Qué problema concreto resuelve?
- ¿En qué momento del flujo se utilizará?
- ¿Quién lo va a usar?
- ¿Qué decisión depende de ese dato?
- ¿Qué ocurriría si ese campo no existiera?
Si estas preguntas no tienen una respuesta clara, significa que probablemente el cambio todavía no está bien definido. ¿Y qué ocurre entonces?
- Ese nuevo campo estará en el sistema, pero no aportará valor real al funcionamiento del ERP. Solo ocupará espacio en la estructura del sistema (o sea, ruido).
- Ese ruido estructural se convertirá en deuda técnica, es decir, un elemento innecesario que generará problemas a medio plazo (complicar pantallas, generar dudas a los usuarios, dificultar la gestión o poner trabas a nuevas mejoras).
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¿Por qué en Kopen combinamos mantenimiento y consultoría?
En Kopen entendemos que el mantenimiento de un ERP no consiste únicamente en corregir errores o aplicar actualizaciones técnicas.
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Un sistema como Tryton forma parte del funcionamiento diario de la empresa. Por eso, cuando surge una necesidad de cambios en el ERP, no nos limitamos a implementarlo, sino a entender cómo encaja dentro del conjunto del sistema.
En cierto modo, nuestro papel se parece al de un mecánico que analiza el problema antes de cambiar una pieza, o al de un arquitecto que estudia la estructura antes de abrir una nueva puerta.
Y la consultoría nos permite precisamente eso: analizar cómo trabajas con el ERP actualmente, comprender qué información es realmente útil y diseñar cambios que mantengan el sistema ordenado, escalable y fácil de mantener con el tiempo.
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Un ERP bien diseñado crece mejor
Como hemos visto, los cambios rápidos en el ERP pueden parecer una solución ágil a corto plazo. Sin embargo, cuando se van acumulando sin una visión global del sistema, terminan generando más incidencias, más complejidad y más trabajo de mantenimiento.
Al final, la diferencia está en cómo se aborda cada modificación: si se plantea como un parche puntual o como una pieza más dentro de la arquitectura del sistema.
Y en un ERP, esa diferencia se nota con el tiempo.
Si tienes dudas sobre cómo plantear cambios en Tryton o quieres analizar cómo adaptar el ERP a tus procesos, contacta con nosotros para que podamos estudiar tu caso.
