Muchas empresas creen que implantar un ERP consiste en escoger un software, contratar una licencia y empezar a trabajar. Sobre el papel parece sencillo, pero, en la práctica, pocas veces funciona así.
Una implantación ERP afecta a la forma de comprar, vender, fabricar, organizar el almacén, controlar costes o compartir información entre departamentos. También obliga a revisar procesos que, en muchos casos, se llevan perpetuando durante años.
Gran parte del éxito de un proyecto no depende únicamente del software, sino de quién acompaña a la empresa durante el proceso. Y aquí aparece una figura que suele pasar bastante desapercibida: el consultor de software.
No solo hablamos de alguien con conocimientos técnicos. Hablamos de una persona capaz de entender los procesos de una empresa y trasladarlos al ERP.
Así que, ¿qué cualidades debe tener un buen consultor de software?
Índice de contenidos
1 | Entender el negocio antes que el software
Un ERP puede tener cientos de funcionalidades. Aun así, si nadie entiende cómo trabaja la empresa, el proyecto empieza con mal pie.
Cada negocio tiene sus particularidades:
- Circuitos internos propios.
- Formas distintas de aprobar compras.
- Necesidades concretas de trazabilidad.
- Problemas recurrentes en almacén.
- Maneras diferentes de calcular costes o planificar producción.
Dos empresas del mismo sector pueden utilizar el mismo ERP y necesitar configuraciones completamente distintas. Un buen consultor no debe imponer la forma de trabajar del ERP a la empresa, sino que debe comprender al completo qué necesita y cómo el sistema puede adaptarse a su día a día.
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2 | Saber detectar problemas que la empresa ya ha normalizado
Hay procesos ineficientes que dejan de parecer un problema cuando llevan demasiado tiempo dentro de la rutina.
- Hojas Excel paralelas.
- Datos duplicados.
- Tareas manuales repetitivas.
- Procesos que dependen de una única persona.
- Stocks que nunca cuadran del todo.
Muchas empresas conviven con estas situaciones durante años.
Un buen consultor sabe identificar estos puntos críticos y hacer las preguntas adecuadas. No para complicar el proyecto, sino para entender qué necesita revisarse antes de automatizar procesos.
Porque no, automatizar el desorden no hace que desaparezca. Sería como barrer bajo la alfombra. 😉
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3 | Tener criterio técnico y visión a largo plazo
No todas las empresas necesitan la misma complejidad. A veces basta con simplificar procesos y ordenar información. Otras veces, en cambio, sí que tiene sentido desarrollar automatizaciones, integrar sistemas externos o personalizar módulos específicos.
Los problemas empiezan cuando las decisiones se toman sin una visión global. Hay implantaciones que terminan llenas de desarrollos innecesarios, procesos excesivamente complejos o funcionalidades que nadie utiliza después de unos meses.
Un buen consultor debe saber priorizar.
También debe ser capaz de frenar ciertas decisiones cuando detecta que pueden generar más problemas que beneficios. No todo lo técnicamente posible resulta útil en el día a día.
4 | Explicar las cosas de forma comprensible
Uno de los principales problemas es no entender a tu proveedor.
Pero, ¿y si te decimos que, en muchas ocasiones, también existe un problema de comunicación interno?
Sucede cuando nadie entiende qué cambios se van a aplicar. Cuando los equipos sienten que pierden control sobre su trabajo. O cuando las explicaciones parecen pensadas para informáticos y no para quienes usarán el ERP.
La implantación del software de gestión también implica gestión del cambio. Por eso resulta tan importante que el consultor pueda explicar conceptos complejos de forma clara y cercana. El objetivo no debería ser impresionar con términos técnicos, sino ayudar a que las personas entiendan cómo afectará el sistema a su trabajo.
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5 | Anticiparse a los problemas
Una parte importante de la consultoría consiste en detectar riesgos antes de que generen incidencias.
Un consultor con experiencia suele reconocer patrones rápidamente: procesos que pueden provocar errores de stock, automatizaciones peligrosas, circuitos poco claros o roles y permisos demasiado abiertos.
Muchos de estos problemas no aparecen durante la demo inicial del ERP. Salen semanas o meses después, cuando la empresa ya trabaja realmente con el sistema.
Por ejemplo, cuando un departamento modifica información que no debería, cuando los movimientos de stock dejan de cuadrar o cuando una automatización duplica procesos sin que nadie lo detecte hasta que es demasiado tarde.
6 | Entender que la implantación no es el final
Hay empresas que ven el ERP como un proyecto puntual. Se implanta, se entrega y se termina. La realidad es muy distinta.
Las empresas crecen, abren nuevas líneas de negocio, incorporan personas, modifican procesos, integran nuevas herramientas, afrontan cambios normativos… y el software debe poder acompañar esa evolución.
Un buen consultor no piensa únicamente en que el sistema funcione hoy. También valora cómo podrá mantenerse y evolucionar dentro de unos años.
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Más que configurar un software
A veces se reduce la consultoría a parametrizar pantallas o importar datos. Pero, ya ves que un proyecto ERP va bastante más allá.
Por eso, elegir un software es importante, pero escoger quién acompaña la implantación probablemente lo es todavía más.
Si estás valorando implantar un ERP o revisar tus procesos actuales, en Kopen podemos ayudarte a analizar tu caso y mostrarte cómo Tryton puede adaptarse a tu forma de trabajar.
