El cierre contable suele asociarse al final del ejercicio, a las revisiones pendientes y a los últimos ajustes antes de dar el año por terminado. Pero, mientras completas ese proceso, la actividad de la empresa continúa y necesitas seguir consultando información actualizada.
Entonces aparece la gran duda: si todavía no has cerrado el ejercicio anterior, ¿puedes confiar en el balance que muestra tu ERP?
En Tryton, sí.
El sistema puede calcular correctamente los balances sin depender de un asiento de cierre y apertura. Esto no significa que puedas olvidarte del cierre contable, pero sí que no necesitas completarlo para empezar a trabajar en el nuevo ejercicio.
Veamos por qué.
¿En qué consiste el cierre contable?
Cuando hablamos de cierre contable, no nos referimos únicamente a pulsar un botón y dar el ejercicio por terminado.
Antes, tienes que comprobar que las cuentas estén bien registradas, revisar las existencias, contabilizar las amortizaciones, ajustar los ingresos y gastos de cada periodo y confirmar que las deudas y los créditos estén correctamente clasificados.
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Básicamente, debes revisar que la información registrada refleje la realidad económica de la empresa. Solo así podrás preparar correctamente las cuentas anuales y cumplir con las obligaciones que tocan.
Ahora bien, una cosa es completar el cierre contable y otra distinta es cómo calcula el ERP los saldos y los balances.
¿Qué ocurre normalmente cuando se cierra un ejercicio?
En muchos programas contables, el paso de un ejercicio a otro se hace mediante dos asientos: uno de cierre y otro de apertura.
El asiento de cierre deja a cero las cuentas del ejercicio que termina. Después, el asiento de apertura recupera en el nuevo año los saldos que siguen vigentes, como los de bancos, clientes, proveedores, inmovilizado o deudas.
Las cuentas de ingresos y gastos no se arrastran, porque sirven para calcular el resultado del ejercicio que acabas de cerrar.
Este sistema, también conocido como contabilidad periódica, hace que cada año funcione como un bloque separado. El asiento de apertura marca el punto de partida del siguiente ejercicio y traslada la información que debe continuar.
Por eso, en algunos programas, parece que la contabilidad del nuevo año está incompleta hasta que no se genera ese asiento.
¿Cómo funciona el cierre contable en Tryton? Hola, contabilidad continua
Tryton no necesita generar un asiento de apertura para saber con qué saldo empieza una cuenta en el nuevo ejercicio. Podríamos decir que no pierde la memoria cuando cambia el año. 😉
En lugar de mirar solo los movimientos de un año concreto, consulta todo el histórico contable y calcula qué saldo corresponde mostrar según la cuenta y el periodo que estás revisando.
Las cuentas patrimoniales, como bancos, clientes, proveedores, inmovilizado o deudas, mantienen el saldo acumulado de ejercicios anteriores. En cambio, las cuentas de ingresos y gastos se calculan dentro del ejercicio que estás consultando.
Así, el cambio de año no corta la continuidad de la información y el balance no depende de que hayas generado antes un asiento de apertura.
¿Qué pasa si modificas después el ejercicio anterior?
Es bastante habitual que, incluso con el nuevo ejercicio ya en marcha, todavía tengas que registrar alguna operación del año anterior: una factura que faltaba, una amortización o una corrección que te haya indicado la gestoría.
Con la contabilidad periódica, cualquier cambio en el ejercicio anterior puede obligarte a revisar o volver a generar ese asiento para que los saldos del nuevo año queden actualizados.
Sin embargo, con la contabilidad continua no tienes que hacerlo porque Tryton ya recalcula el balance a partir de los movimientos registrados. Si introduces una corrección en el ejercicio anterior, el cambio se incorpora automáticamente cuando vuelves a consultar la información.
¿El balance puede ser correcto sin que el cierre esté terminado?
Sí, pero con matices.
Que Tryton pueda calcular el balance sin haber cerrado el ejercicio no significa que los datos sean correctos por arte de magia. Si falta una factura, una amortización o cualquier otro ajuste contable, esa información tampoco aparecerá en el balance.
Por tanto, cuando decimos que el balance no depende del cierre, nos referimos a que su cálculo no necesita un asiento de cierre y apertura.
Pero, el resultado sigue dependiendo de los datos que introduces. El software hace bien los cálculos, pero no puede contabilizar aquello que todavía no sabe. Al menos, de momento.
Entonces, ¿debes cerrar igualmente el ejercicio?
Sí.
El cierre contable sigue siendo necesario para revisar las cuentas, calcular el resultado definitivo, preparar los libros y las cuentas anuales y completar las obligaciones fiscales de la empresa.
Además, cerrar el ejercicio evita que se registren nuevos asientos en ejercicios anteriores. De este modo, te aseguras de que la información presentada no pueda modificarse después en el sistema.
Lo que cambia con Tryton es que no necesitas esperar a terminar todo este proceso para:
- Empezar a contabilizar las operaciones del nuevo año.
- Consultar el balance de situación.
- Conocer los saldos iniciales de las cuentas.
- Introducir ajustes en el ejercicio anterior.
- Obtener información actualizada después de cada modificación.
En definitiva, el cierre contable sigue siendo necesario, pero lo que no necesitas es esperar a terminarlo para poder trabajar con normalidad.
Tryton mantiene la continuidad entre ejercicios y actualiza los balances a partir de los movimientos registrados, incluso cuando todavía estás revisando el año anterior.
¿Tienes dudas o necesitas más información sobre el ERP?
