¿Todavía utilizas documentos en papel? ¿Estás cansado de dedicar tiempo escaneándolos para poder guardarlos en el ordenador?
Contratos, facturas, albaranes, justificantes, documentos administrativos… es fácil perderse entre papeles y no encontrar el que estás buscando. De hecho, se estima que cada trabajador utiliza unos 67 minutos de su jornada laboral a buscar documentación necesaria para el desempeño de su trabajo.
Por este motivo, la digitalización de documentos es la solución.
Hablamos del concepto paperless, de las ventajas de la digitalización de documentos y de cómo decir adiós al papeleo mejora la productividad de una empresa.
Índice de contenidos
¿Qué es el paperless?
Paperless es un concepto que significa “menos papel” e implica la desmaterialización y la digitalización en las empresas y organizaciones. Ser una empresa paperless no sólo es un ahorro de tiempo, sino que también aumenta la productividad y mejora la comunicación interna y externa.
De hecho, este término no es nuevo, sino que ya lleva años implantándose en muchas empresas. Sin embargo, en los tiempos que corren, la digitalización ha pasado de ser una opción a convertirse en una necesidad.
Digitalización de documentos: ¿Por qué es importante dar el paso?
Si ponemos en una balanza los documentos digitales y los documentos impresos, está claro quién se lleva el premio: los documentos digitales son más fáciles de editar, tienen un menor coste de producción y pueden distribuirse electrónicamente, entre otras ventajas.
Con todo, hay empresas que aún se resisten al cambio, ya sea por tradición en la empresa o por miedo al cambio, y continúan gestionando sus documentos en papel.
Por ello, te contamos algunas de las ventajas principales de la digitalización de documentos:
1. Aumenta la productividad
Como hemos comentado, los empleados pierden horas buscando los documentos que necesitan para trabajar. Con la digitalización de documentos, los usuarios pueden encontrar los archivos a golpe de clic, dedicar tiempo a tareas más gratificantes y mejorar su productividad general.
“Según Telefónica, las empresas ya digitalizadas han aumentado su productividad o sus ventas en niveles superiores al 10%.”
La digitalización de las empresas repercute hasta un 25% en su productividad
2. Reduce costes
El papel y la tinta de impresión suman una cantidad significativa de gastos de oficina. Con el paso de documentos en papel a documentos digitales, estos costes se reducen al 100%.
3. Ahorra espacio de almacenamiento
En relación al punto anterior, otro de los costes que se reduce es el de almacenaje. Se estima que entre el 15% y el 20% del espacio de oficina está dedicado únicamente a almacenar documentos.
4. Evita errores manuales
Esta es una de las grandes ventajas de la digitalización. Las tareas repetitivas desmotivan y pueden hacer que, inconscientemente, cometamos errores. En términos de contabilidad, un error es sinónimo de crisis. Por ello, la digitalización es clave para evitar la información duplicada y los errores de introducción manual.
5. Mejora la accesibilidad y la comunicación
Tanto si estás en la oficina como si estás teletrabajando, poder buscar un archivo en el ordenador es la mejor opción para que todo el equipo tenga los documentos a mano. Además, mejora la comunicación interna de la empresa, ya que no debes contactar con todos los departamentos para comprobar en qué archivador está la dichosa factura.
6. Aumenta la seguridad
Aunque todavía existe cierta reticencia, el almacenamiento digital es tanto o más seguro que el físico. Si trabajas en papel, una impresión o almacenamiento negligente, o no destruir documentos sensibles, es una vulnerabilidad para la empresa.
7. Disminuye el impacto sobre el medio ambiente
Por último, aunque no menos importante, la reducción de papel – y también los cartuchos de tinta de impresora – en la empresa es clave para aportar tu granito de arena y cuidar el planeta.
Es totalmente erróneo pensar que la inversión que debe hacer una empresa para implantar nuevas tecnologías es alta y supera la relación coste – beneficio. Ahora que has visto todas las ventajas, ¿sigues pensando que la digitalización de documentos no vale la pena?
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