Seguro que alguna vez has pensado: “Esto siempre se ha hecho así.”
Y sí, puede que funcione. Pero… ¿seguro que sigue teniendo sentido?
En las empresas, los procesos tienden a complicarse con el tiempo casi sin que nos demos cuenta. Se añaden pasos “por si acaso”, excepciones para aquel cliente “especial” o controles que un día fueron útiles, pero que hoy solo hacen que todo vaya más lento.
Y cuando llega el momento de implantar un ERP, todo eso —los procesos raros, las excepciones y las formas distintas de hacer lo mismo— se convierte en un pequeño caos que dispara los costes y alarga los plazos.
Por eso, antes de hablar de software, vale la pena hablar de algo mucho más simple (valga la redundancia 😉): cómo simplificar.
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El origen del caos
La mayoría de las complicaciones no nacen de un plan mal hecho, sino del día a día.
Cada departamento encuentra su forma de trabajar, se improvisan soluciones para salir del paso, y al cabo de unos años tenemos un sistema tan retorcido que solo lo entiende quien lo montó (y a veces ni eso).
A esto se suman los clásicos:
- Clientes que “no se pueden tratar igual que los demás”.
- Hojas de cálculo que viven en paralelo al sistema.
- Correos que deciden el flujo de trabajo.
- Y el mítico “lo haremos así hasta que tengamos tiempo de revisarlo”.
Todo parece funcionar… hasta que alguien intenta trasladar esa realidad al ERP. Y ahí empieza la aventura.
Lo que pasa cuando no simplificamos
Cuando los procesos son innecesariamente complicados, cada paso extra se paga:
- La implantación se vuelve más lenta y cara.
- Hace falta programar excepciones que después hay que mantener.
- Los usuarios se lían más fácilmente.
- Y lo peor: el sistema acaba reflejando los mismos líos que se querían resolver.
En resumen: si el proceso es un laberinto, el ERP solo lo digitaliza… pero sigue siendo un laberinto.
Simplificar no es perder control
Simplificar no significa hacerlo todo igual ni renunciar a la personalización. Significa mirar con lupa cada paso y preguntarse:
“¿Esto aporta algo o solo lo hacemos porque siempre se ha hecho así?”
A veces eliminar un paso o un formulario reduce errores y libera tiempo.
Otras veces basta con unificar criterios entre departamentos o aprovechar una funcionalidad estándar del ERP que ya hace justo eso, sin necesidad de inventar nada nuevo.
Lo que ganamos al simplificar
Cuando una empresa revisa sus procesos antes de implantar un ERP, todo fluye mejor:
- Se reducen los costes de desarrollo.
- Los equipos aprenden más rápido a usar el sistema.
- Los datos son más coherentes y fiables.
- Y el mantenimiento futuro se vuelve mucho más sencillo.
Además, el sistema queda preparado para crecer sin que cada cambio sea una odisea. Si quieres profundizar en cómo la simplificación también puede aplicarse al uso diario del ERP, te recomendamos este artículo: Optimiza la introducción de datos con interfaces simplificadas y específicas
Cómo lo trabajamos en Kopen
En Kopen, antes de tocar una línea de código, dedicamos tiempo a entender cómo trabaja la empresa.
Durante esa fase, salen a la luz muchos “procesos raros” o “casos especiales” que, vistos con calma, pueden simplificarse sin perder nada importante.
A veces, basta con reorganizar una parte del flujo o aprovechar mejor una funcionalidad ya disponible en Tryton. Y cuando se hace ese trabajo previo, el ERP encaja mucho mejor: sin forzar, sin inventos, y con un sistema más estable y fácil de mantener.
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En resumen…
Simplificar no es un capricho: es una inversión.
Menos pasos, menos líos, menos errores. Y sobre todo, más claridad para trabajar cada día sin tener que recordar veinte excepciones distintas.
Así que antes de añadir un nuevo proceso o una personalización “solo para este caso”, quizá vale la pena hacerse una pregunta sencilla:
“¿Y si lo hiciéramos más fácil?”
Si estás pensando en dar el paso y cambiar de ERP, reserva una consultoría gratuita con nosotros. Escucharemos tus necesidades y aportaremos un poco de luz para ayudarte a simplificar la gestión de tu empresa.
A veces, lo más complicado es decidir qué simplificar primero.
