Información duplicada, aumento de errores, desconocimiento del stock, falta de comunicación entre departamentos… No contar con una gestión adecuada puede causar el caos en una empresa.
¿Y cómo se consigue retomar el control?
Con un software de gestión empresarial que unifique toda la información, conecte a todos los departamentos y deje atrás la introducción manual de datos. Y, sí, todas los negocios, sean del sector que sean, necesitan una buena gestión empresarial.
Para muestra, un botón: el caso de Zamec, un taller de mecanizado. Te explicamos cómo ha unificado la gestión de su negocio y qué ha conseguido con Tryton.
Índice de contenidos
El cliente: Zamec
Zamec es un taller de mecanizado, ubicado en Igualada (Barcelona), que se dedica a la fabricación de piezas de maquinaria especiales y únicas de alta calidad. Con más de 30 años de trayectoria, ofrecen servicios de soldadura, reparación y mantenimiento de maquinaria industrial, recambios y fabricación de estructuras metálicas.
La mayoría de sus pedidos son hechos a medida, un factor que hace que, por cada presupuesto, tengan que introducir uno a uno los materiales que van a utilizar y también las tareas que tienen que realizar.
Nuestro reto: mejorar la comunicación entre departamentos de Zamec
Cuando nos reunimos con Zamec, utilizaban dos softwares: uno para el control de la producción y los trabajos realizados, y otro para la facturación y la contabilidad. Esto les obligaba a introducir la información dos veces de forma manual, con la consecuente pérdida de tiempo y el aumento de errores.
Y, además, con dos softwares diferentes se añadía un problema extra: la falta de comunicación entre departamentos.
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La solución de Kopen Software
Para solventar este problema, necesitaban un software de gestión integral (ERP) que unificara ambos sistemas y facilitara la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa.
Además, buscaban un software que les aportara las siguientes funcionalidades:
- Gestión de presupuestos y pedidos de clientes. Para que los comerciales de la empresa puedan introducir los pedidos de los clientes y hacer un seguimiento de los mismos. Además, necesitan definir diferentes tarifas para cada cliente.
- Gestión de Existencias. Para conocer en todo momento los materiales que hay en el almacén y su ubicación exacta.
- Fabricación. Controlar la transformación de la materia prima en el producto final, para conocer las materias primas se han consumido y el producto que se ha generado, los operarios y las máquinas que se han utilizado, y si se ha subcontratado alguno de sus trabajos.
- Solicitud de compra. Automatización de los pedidos de compra, para disponer de la materia prima necesaria para la fabricación de los productos finales.
- Presupuestos de proveedor. Para poder definir más de un presupuesto por cada solicitud de compra y obtener los mejores precios por cada una de sus compras.
- Contabilidad. Para generar asentamientos automáticos según las facturas de clientes y proveedores, introducir asentamientos manuales, generar remesas SEPA, hacer la conciliación bancaria, generar resúmenes de IVA y modelos de impuestos.
Y, todo esto, lo podemos hacer con Tryton, nuestro software de gestión empresarial.
La implementación
La implementación del ERP se ha dividido en dos fases:
- Lo primero que hicimos fue migrar los datos de los dos sistemas anteriores (producción y contabilidad) para integrarlos dentro de Tryton.
- Una vez teníamos todos los datos en el nuevo ERP, desarrollamos una interfaz web para agilizar la introducción de tiempos de los empleados, tanto como el registro horario de cada trabajador, como el tiempo dedicado a la fabricación de las piezas.
Una vez finalizadas estas dos tareas, desde Zamec empezaron a utilizar Tryton en su día a día y, durante unos meses, lo hemos ido personalizando para adaptarlo a su flujo de trabajo y automatizar tareas, usando nuestra metodología de mejora continua.
¿Qué ha conseguido Zamec con Tryton?
Ahora, con Tryton, Zamec puede recoger los pedidos de clientes para generar las órdenes de fabricación. De estas órdenes, el sistema les dice los materiales que tienen que comprar y calcula los costes de cada fabricación – tanto del material como de la mano de obra.
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Además, el software de gestión genera automáticamente las facturas a final de mes con todos los productos pedidos por el cliente.
Así, han conseguido tener toda la información en un único lugar y agilizar la carga de trabajo diaria, así como mejorar la comunicación interna de la empresa.
Y esto no es todo.
El proyecto con Zamec sigue vivo y tenemos un nuevo reto que esperamos poner en marcha a finales de año: ahora que tienen todo el sistema funcionando, estamos trabajando para integrar los datos con Frepple, un sistema de planificación avanzada de la producción, y que puedan mejorar su planificación y sus tareas.
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