Gracias a la globalización, el mundo es una extensa red de comercio en la que constantemente realizamos compras y ventas. Así nacen las facturas, esos documentos que nos informan sobre la operación de compra-venta, los detalles de pago, el producto, etc.
Pero no queremos darte clases de historia, si estás aquí es porque ya sabes qué es una factura y la importancia que tiene una buena gestión para que tu empresa siga a flote.
Así que, empecemos por lo básico. ¿Cuántos tipos de facturación hay?
Distinguimos dos clases de facturas: las que recibimos (facturas de proveedor) y las que emitimos (facturas de cliente). Y llevarlas al día siempre es un dolor de cabeza, tanto recibirlas cómo cobrarlas.
Para hacer menos ardua esta tarea, hoy queremos compartir contigo unos trucos que, mediante un software ERP, a nosotros nos funcionan para ahorrar tiempo y dinero en la gestión de ambas facturaciones.
Índice de contenidos
Para todas las facturas:
¿Te cansa amontonar papeles en una pila interminable o no ganas para archivadores y separadores? A continuación te dejamos 2 consejos:
- Ahorra papel y envía las facturas por correo electrónico.
Muchos proveedores ya lo hacen.
Para ello, puedes utilizar una plantilla de correo electrónico y configurar tu ERP para que envíe la factura automáticamente al cliente. De esta forma, no te olvidarás de enviar ninguna factura.
- ¿Recibes las facturas por correo electrónico?
No las imprimas, adjúntalas directamente en tu ERP. Y, si las recibes en papel, escanéalas y almacénalas de la misma forma en tu software de gestión.
Así, será mucho más fácil encontrarlas que dentro de un archivador.
Para facturas de proveedor:
A medida que va pasando el tiempo, encontrar una factura de hace años o, incluso, meses puede ser complicado. La mala organización con el papeleo se traduce en pérdida de documentos o de tiempo si tienes que buscarlos. Por ese motivo:
- Almacena siempre el número de factura original de tu proveedor.
En la ERP Tryton puedes introducir esta información en el campo Referencia. De esta forma, si hay algún imprevisto, siempre puedes dar a tu proveedor su número de factura y le será mucho más fácil de encontrar que si solo tienes la fecha y el importe.
Este truco lo puedes aplicar también para los pedidos y albaranes (de compra o de venta) si utilizas nuestro ERP. En todos estos modelos de documento disponemos del campo Referencia para almacenar el número de archivo en el sistema de tu cliente/proveedor.
Para facturas de cliente:
Al contrario que con las facturas que recibes, con las facturas que emites tienes todo el control. Por eso, lo más importante es delegar todo lo que puedas automatizar en un software de gestión:
- Genera automáticamente las facturas en función de los pedidos de tus clientes.
- Guarda los plazos de pago acordados con tu cliente en su ficha y el sistema los automatizará en todas las facturas que realices.
¿Generas facturas de forma recurrente?
¿Eres un proveedor de servicios y realizas muchas facturas cada mes?
Utiliza nuestro módulo de suscripciones para definir el precio y la periodicidad con la que vas a facturar a tus clientes, y olvídate de generar cada mes las mismas facturas.
Nuestro software de gestión se encargará de generar las facturas de todos tus clientes de forma automática. Simplemente tendrás que confirmar que estén todas correctas para que se envíen automáticamente por correo electrónico.
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