Cuando todo es urgente, nada es urgente

General

15 de octubre de 2020, Written by 0 comment

Que levante la mano a quien también le absorben las tareas urgentes día tras día.

Vivimos en un mundo en el que todo es para ayer. Todo es urgente.

Pero, ¿sabes qué? No vamos a descubrirte la sopa de ajo: no, no todo lo es. Hay cosas que pueden esperar.

Igual que vino una pandemia y todos tuvimos que correr como pollos sin cabeza, una semana normal también viene plagada de mil imprevistos.

Se acabó modificar la planificación de tu día en cuanto miras el correo.

¿Por qué no hacer las cosas con calma?

Inicias la jornada con una lista de tareas pendientes y empieza el baile.

Que si una llamada de un cliente, nuevos correos esperando en tu bandeja de entrada… todo con un asunto en común: “lo necesito ya, es urgente”.

Y empieza el estrés para intentar llegar a todo.

Sin embargo, cumplir con todas estas nuevas tareas urgentes no siempre es buena idea. Te explicamos los 3 motivos principales:

  1. Con las prisas cometeremos más errores que tardaremos más tiempo en subsanar (y que pueden provocar otros a su paso).
  2. Más velocidad implicará menos calidad.
  3. Al modificar el plan inicial con las urgencias, la lista de cosas pendientes seguirá aumentando y tendrá repercusión en el futuro.

¿Cuánto dura tu jornada laboral?

Para evitar estas situaciones, debemos empezar a elaborar un plan y hacer las cosas según la agenda establecida. Sin prisa pero sin pausa.

Diferencia entre tareas urgentes e importantes

Aprender a saber calificar las tareas es clave para evitar las crisis de urgencias.

Pero, ¿cómo?

Un método muy eficaz es la matriz de Eisenhower, un marco de trabajo sencillo para priorizar las tareas y administrarlas de acuerdo con su urgencia o importancia.

Matriz de Eisenhower_Tareas urgentes e importantes

En dicha matriz encontramos 4 combinaciones de tareas:

  1. Urgente e importante, son aquellas tareas que debemos priorizar.
  2. Importante pero no urgente, las tareas que debemos calendarizar para hacer más adelante.
  3. Urgente pero no importante, tareas que podemos delegar.
  4. Ni urgente ni importante, son las tareas que suponen una distracción y podemos eliminar de nuestra agenda.

Para ir colocando las tareas en la tabla, te recomendamos hacerte algunas preguntas:

  • ¿Cuál es el plazo real?
  • ¿Cuál es el objetivo de esa tarea?
  • ¿Cuáles son las consecuencias de no hacerla?
  • ¿Quién debe realizarla?
  • ¿Quién la pide?

4 trucos para gestionar las urgencias

Para conseguir salir del círculo vicioso de las urgencias, a veces no basta con rellenar la famosa matriz de Eisenhower. Te damos algunos consejos para aprender a gestionar estas crisis:

1. Aprende a decir que “no”.

A veces cuesta, pero descartar proyectos que no te convencen o que no se alinean con tus objetivos, es necesario para realmente trabajar con los que te gustan.

2. Añade un plus a los encargos urgentes.

Si entra un proyecto urgente, tenemos que reestructurar nuestro día y parar o ralentizar otros trabajos. Valorar nuestros servicios es esencial y debemos añadir un plus por velocidad y que un proyecto pase por delante de otros pendientes.

3. Cuenta con un sistema de gestión.

Un software que te permita calendarizar y tener un inventario completo de todos los compromisos, además de controlar los tiempos dedicados a cada tarea o proyecto.

En Tryton tenemos un módulo de gestión de proyectos y tareas que te permite recoger todas las tareas pendientes, introducir el tiempo dedicado a cada una de ellas y facturar al cliente final, si es el caso.

4. Aprende a delegar.

Hay tareas sencillas del día a día que nos quitan tiempo de hacer otras más importantes, y tenemos que empezar a repartirlas entre el equipo o buscar un profesional que pueda complementarnos.

No hay una receta única.

Si no tienes un equipo en el que apoyarte y te encuentras a menudo sobrepasado por las urgencias, existen iniciativas como SinOficina, el primer coworking online donde compartir, apoyarse y formar parte de una comunidad.


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