Si estás valorando implantar un ERP en tu empresa o acabas de empezar a trabajar con uno, es normal encontrarte con conceptos que suenan demasiado técnicos. Y cuando las palabras no están claras, cuesta más tomar decisiones o incluso entender todas las ventajas de la herramienta.
Para echarte un cable, hemos preparado este glosario de conceptos ERP con 10 términos básicos explicados de forma sencilla, con ejemplos prácticos para que sepas a qué se refieren cuando escuches hablar de módulos, dashboards o workflows.
Con estas definiciones tendrás un punto de partida claro para entender qué es un ERP y cómo puede ayudarte a mejorar la gestión de tu negocio.
¡Vamos allá!
Índice de contenidos
Glosario ERP: 10 términos clave
1 | ERP (Enterprise Resource Planning)
Un ERP es un sistema que integra las principales áreas de gestión de una empresa —ventas, compras, inventario, contabilidad, recursos humanos— en una sola herramienta.
Por ejemplo, Tryton, el ERP de código abierto con el que trabajamos en Kopen, es un sistema de código abierto y escalable que se adapta a empresas de distintos tamaños y sectores.
2 | MRP
El MRP (Material Requirements Planning) es un sistema que ayuda a calcular qué materiales se necesitan, en qué cantidad y en qué momento, para cumplir con la producción planificada.
Con un MRP integrado en el ERP, la empresa puede ajustar compras y stocks para evitar tanto roturas de inventario como exceso de mercancía en almacén.
3 | CRM
El CRM (Customer Relationship Management) es un software —o un módulo dentro del ERP— pensado para centralizar la información de clientes y contactos: historial de compras, comunicaciones, oportunidades de venta, etc.
Un CRM facilita el trabajo de los equipos comerciales y de atención al cliente, ya que ofrece una visión global de cada cliente y ayuda a mejorar la fidelización.
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4 | Módulo
Los módulos son los bloques funcionales que componen un ERP. Cada uno cubre un área concreta (ventas, compras, producción, inventario, contabilidad…) para que tengas cada uno de los departamentos de tu negocio bajo control.
Algunos ERP, como Tryton, son modulares y permiten activar solamente los módulos que necesitas para no complicar la gestión.
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5 | Base de datos
La base de datos es el “cerebro” del ERP: un lugar único donde se centraliza toda la información de la empresa. Gracias a ella, en Tryton los datos se actualizan en tiempo real y se evitan duplicados o errores.
Así, cuando un comercial introduce un pedido, la información ya está disponible para el departamento de contabilidad o el almacén.
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6 | Usuario / Rol
En un ERP, cada persona que accede tiene un usuario y un rol. Los roles definen los permisos: qué puede ver y qué acciones puede realizar. No es lo mismo un administrador con acceso completo que un comercial, que solo necesita consultar clientes y pedidos.
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7 | Interfaz de usuario (UI)
La interfaz de usuario es la parte visible del ERP: cómo se presenta la información y cómo se navega por ella. Cuanto más intuitiva sea, más fácil resulta trabajar con el sistema.
En muchos casos, un comercial, un operario de almacén o un técnico de taller solo necesita una forma rápida y sencilla de introducir datos sin perder tiempo en menús complejos.
En Tryton, la interfaz estándar es completa y ofrece todas las funcionalidades, pero también se puede complementar con interfaces más simples y específicas para algunos miembros del equipo. De este modo, cada persona encuentra exactamente lo que necesita sin distracciones.
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8 | Dashboard (cuadro de mandos)
El dashboard es la pantalla de inicio donde se concentran los indicadores clave de la empresa. Funciona como un resumen visual en tiempo real, que reúne los datos más importantes y te ofrece una visión general para tomar decisiones rápidas y te ahorra tiempo de leer e interpretar informes infinitos de datos.
Cada empresa decide qué indicadores incluye en el dashboard, para conseguir datos relevantes según sus necesidades y su actividad.
9 | Workflow (flujo de trabajo)
Un workflow organiza la secuencia de tareas que deben completarse en un proceso dentro del ERP. Por ejemplo, el camino de un pedido: desde que se introduce en el sistema, se aprueba, pasa al almacén y finalmente se factura.
Definir bien los workflows en el software de gestión permite trabajar de forma más ágil, evitar saltarse pasos y reducir errores.
10 | ERP horizontal y ERP vertical
Un ERP horizontal es una solución de propósito general, adaptable a muchos sectores. Incluye funcionalidades comunes a todo tipo de empresas.
La contabilidad, el control de inventarios y la gestión comercial, por ejemplo, son tareas propias de todos los negocios, independientemente del sector.
Un ERP vertical, en cambio, está diseñado específicamente para un sector y ofrece funcionalidades muy concretas. Dispone de los módulos básicos de un ERP horizontal, además de los específicos del nicho al que se dirige.
Por ejemplo, un ERP creado solo para clínicas o talleres mecánicos. La ventaja es que responde a necesidades muy específicas; el inconveniente, que resulta menos flexible si la empresa cambia o diversifica su actividad.
Tryton es un software genérico, pero con una alta capacidad de adaptación. Es decir, cuenta con una base horizontal que puede convertirse en vertical.
Con este glosario ERP ya tienes una base clara para empezar a hablar el mismo idioma que tu software de gestión.
Si quieres profundizar más, en nuestro blog encontrarás artículos sobre la importancia de la escalabilidad en un ERP o qué tener en cuenta al migrar de sistema, entre otros.
Y si prefieres que analicemos tu caso de forma personalizada, puedes contactarnos o reservar una consultoría gratuita para ver cómo Tryton puede mejorar la gestión de tu negocio.
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